Sediul Serviciului Judeţean Cluj al Arhivelor Naţionale este compus din patru clădiri, majoritatea construite în anul 1850 şi aflate în stare avansată de degradare. Întreg ansamblul este inclus pe lista monumentelor istorice.
În depozitul de pe strada Mihail Kogălniceanu sunt 18 kilometri de documente. Condiţiile de păstrare nu sunt însă cele mai bune. Spre exemplu, sistemul de alarmă în caz de incendiu şi cel de climatizare sunt foarte vechi.
Problemele au fost sesizate şi de conducerea instituţiei, astfel că acum este nevoie "de un sistem video de supraveghere, de un sistem performant de climatizare care să permită păstrarea documentelor într-un climat constant de temperatură şi umiditate şi de reparaţii la depozitele pe care le avem şi care unele dintre ele se află într-o stare de degradare ce a necesitat evacuarea lor", a precizat Paula Ivan, directorul Serviciului Judeţean al Arhivelor Naţionale Cluj.
În depozite nu există sisteme de avertizare şi stingere a incendiilor, de supraveghere video şi nici de alarmare antiefracţie. În plus, conducerea instituţiei susţine că echipamentele şi utilajele din dotarea depozitelor sunt insuficiente, uzate, supraexploatate şi cu perioada de folosire expirată.
Cele mai recente lucrări de consolidare a clădirilor care aparţin Arhivelor Naţionale din Cluj au avut loc în urmă cu 7 ani.