Trăim în țara în care, deși nu mai este obligatorie ștampila pe contracte, cele mai multe instituții ale statului încă o solicită. În ceea ce privește semnarea documentelor, sunt acte de zeci și sute de pagini care necesită semnături fizice, ceea ce înseamnă risipă de timp, de bani cheltuiți pe hârtie, tuș sau imprimante care afectează și mediul înconjurător. Toate acestea ar putea fi evitate, dacă s-ar implementa semnătura electronică în relația cu cetățenii și între autoritățile statului.
Mai toate programele de editare și prelucrare a documentelor includ opțiunea de a le semna în format electronic, indiferent dacă vorbim de o simplă semnătură a unei persoane fizice sau de semnătura electronică calificată în cazul persoanelor juridice sau a instituțiilor publice. Pandemia recentă a grăbit cumva procesul de digitalizare forțată a unora dintre serviciile publice, însă chiar și atunci când se completau formulare online care necesitau semnătura solicitantului, reflexul majorității era să printeze acel document, să îl scaneze/fotografieze și apoi să îl încarce în platformă sau să îl retrimită pe email. Această obișnuință ne readuce în prim plan nivelul de educație relativ redus în ceea ce privește serviciile digitale, dar mai ales utilizarea unor programe de editare de texte sau date și cifre.
Practic, asta ne lipsește nouă, tuturor cetățenilor: un nivel minim de informații despre cum putem utiliza tehnologia și software-ul specific pentru a ne ușura viața și pentru a reduce birocrația la minim. Iar asta înseamnă un plan educațional care să pregătească generația tânără pentru aceste servicii și să instruiască funcționarii publici din instituții să utilizeze în mod adecvat, avantajele digitale. Primul pas ar fi să învețe că pot trimite un fax și de pe email, nemaifiind necesar să printeze documentul, să obțină o colecție de semnături, apoi să îl trimită prin fax. Pasul următor ar fi să se renunțe la fax-uri în instituțiile publice.
Categorii de semnături disponibile
Rolul semnăturii digitale este similar celei clasice, iar valoarea legală a acesteia este definită prin legea 455/2001 și reglementată prin Regulamentul European 910/2014. Concret, semnătura electronică oferă aceeași valoare legală documentelor, identică cu cele semnate în varianta clasică.
Semnătura digitală folosește criptografia asimetrică, ce funcționează precum crearea unui sigiliu personalizat, unic, ce va fi folosit pentru validare. Un exemplu în acest sens ar fi sistemul străvechi prin care se sigilau plicurile trimise de către conducători, care le garantau autenticitatea prin sigiliul propriu. Oricine primea scrisoarea sau documentul, era convins că acesta fusese transmis de către expeditorul real, prin aplicarea acelui sigiliu. Semnătura digitală (electronică extinsă) funcționează pe un sistem similar și este obținută în baza unui certificat digital; fiind generată de un dispozitiv securizat. Pentru a obține o astfel de semnătură, este necesară achiziția unui serviciu de la un furnizor acreditat de Ministerul Comunicațiilor și Tehnologiei Informației.
Trebuie făcută o diferențiere, încă de la început, între semnătura electronică și cea digitală. Prima dintre ele, semnătura electronică simplă este destinată persoanelor fizice, care pot semna un document electronic, folosind opțiunea predefinită din programele de editare texte (semnătură biometrică). Practic, în acest caz, pot fi semnate email-uri sau documente electronice cu un nivel de securitate redus. Semnătura electronică simplă este cea pe care o folosim în email sau cea pe care o desenăm într-un document PDF. Totodată, semnătura electronică simplă poate fi și o fotografie a unei semnături olografe.
Semnătura electronică avansată, permite identificarea persoanei care semnează; ceea ce prezintă un grad ridicat de încredere în ceea ce privește autenticitatea și oferă trasabilitate dacă există modificări ulterioare.
Semnătura electronică calificată este un avansată la bază; dar care este creată folosind dispozitive speciale pentru realizarea sa și care folosește și un certificat calificat ce poate fi stocat în cloud sau pe un token. Cel mai mare avantaj este că semnătura calificată este recunoscută în toate țările din UE și este emisă exclusiv de furnizori acreditați la nivel european. Această semnătură este utilizată pentru contractele de muncă, cele de credit sau contracte comerciale. De asemenea, este folosită pentru a valida mandate de reprezentare sau pentru declarații în relația cu instituțiile statului.
Cum ajungem la cetățenia digitală?
În mediul privat au existat încă din anii trecuți exemple în care semnătura simplă era utilizată pentru aprobarea unor documente interne, precum învoiri, concedii sau diferite formulare care necesită aprobarea superiorului ierarhic. De anul acesta, prin legea nr. 208 din 21.07.2021 adoptată în Parlament, au fost formalizate practicile din companiile private și a fost introdusă semnătura digitală în relațiile de muncă. În practică, contractul de muncă sau orice modificări aduse acestuia pot fi semnate cu semnătură electronică avansată sau calificată; iar actele care decurg în urma semnării contractului precum instruire SSM, cereri de concediu sau alte documente interne pot fi semnate cu semnătură electronică de orice tip. Suplimentar, autoritățile statului sunt obligate să recunoască orice tip de semnătură electronică în cazul unui control.
Mediul privat poate fi o sursă foarte bună de inspirație în ceea ce privește digitalizarea serviciilor pentru angajați, furnizori și clienți; fiecare dintre ei având rol de "cetățeni" într-un anumit context. Consider că startul pentru reducerea birocrației este eficientizarea fluxurilor și sistemelor interne din cadrul instituțiilor statului. Putem pleca de la exemplul oferit de companiile private în care angajatul își poate găsi toate informațiile (fluturaș de salariu, zile de concediu rămase, ore suplimentare, instruiri etc) și să implementăm o platformă unică de management al resurselor umane la nivelul tuturor instituțiilor statului.
Ca beneficii directe, se pot identifica următoarele:
● Creșterea capacității de lucru cu platforme de servicii electronice
● Dezvoltarea competențelor digitale ale funcționarilor publici
● Eliminarea hârtiilor tipărite din fluxul administrativ prin înlocuirea acestora alternative electronice
● Eficientizarea fluxurilor de lucru dintre departamente
● Centralizarea și transparentizarea activității angajaților și prezența la muncă
● Posibilitatea de a emite rapoarte aproape instant privind numărul de angajați prezenți la muncă, aflați în concedii de odihnă sau medicale precum și cei care s-au pensionat
● Centralizarea instruirilor necesare și a planurilor de training anuale
● Introducerea unui sistem de evaluare a competențelor profesionale
● Funcționarul și-ar putea descărca din aceeași platformă adeverințe predefinite precum cea de salariat, necesară pentru înscrierea la medic sau în alte situații personale
Al doilea pas este introducerea semnăturii electronice simple pentru funcționari în relațiile de muncă și în interacțiunea cu publicul realizată la ghișeele instituțiilor. Practic, această semnătură va fi generată automat pe toate chitanțele sau alte documente privind plata taxelor și impozitelor locale, diferite taxe pentru eliberarea unor acte. Desigur, prin integrarea plăților online sau pe baza unui cod QR generat pe un document specific, s-ar reduce dramatic timpii de așteptare precum și dimensiunea cozilor de la ghișee.
La nivelul interacțiunii dintre firme și mediul privat, se pot defini proceduri standard prin care toate companiile dar și instituțiile statului să utilizeze simultan semnături electronice avansate sau calificate.
Etapă finală pentru a trece la cetățenia digitală presupune implementarea unui ghișeu unic online, la nivel național, în care cetățenii să poată completa online absolut toate formularele sau solicitările necesare pentru a beneficia de servicii publice la nivel național și local; fie că este vorba despre dosarul de pensie, declararea unor bunuri impozabile, vânzarea unei mașini, emiterea unui certificat de urbanism, a unei autorizații de construcții sau pentru a beneficia de servicii de salubritate or administrare a imobilului.
Dezvoltarea unui „one stop shop" este esențială pentru digitalizarea instituțiilor publice și va încuraja și adoptarea acestor servicii la scară largă, populația având de reținut numele unui singur site pentru necesitățile sale.
Semnăturile electronice joacă rolul principal pentru îndeplinirea acestui obiectiv, pentru că reprezintă cea mai eficientă măsură de a reduce, în primă instanță, volumul birocratic din interiorul statului, cel al interacțiunii cu cetățenii și cu mediul de afaceri.
